Sala di studio
Responsabile:
dott.ssa Diana Settepanella (indirizzo mail: diana.settepanella@beniculturali.it)
Condizioni di ammissione
L’Archivio di Stato di Macerata dispone di una sala di studio nella quale il materiale documentario è messo a disposizione del pubblico che voglia compiere ricerche sia per fini storici che amministrativi.
L’accesso alla sala di studio è libero e gratuito sia per le ricerche di studio che per quelle amministrative e private. Per essere ammessi è necessario esibire un documento d’identità e compilare una domanda (mod. 16) indicando correttamente i dati anagrafici, i motivi e l’argomento della ricerca, per ogni argomento, occorre una separata specificazione.
La domanda deve essere autorizzata dal responsabile della sala di studio ed è valida per l’anno solare in corso. L’autorizzazione alla consultazione è strettamente personale.
L’orario di apertura al pubblico della sala di studio è il seguente:
lunedì, martedì, venerdì, sabato: 8,30 – 13,30
mercoledì e giovedì: 8,30 – 14,00; 15,00 – 17,00
Mese di agosto: chiusura pomeridiana
31 agosto: chiusura per festa Santo Patrono
Eventuali variazioni di orario di apertura nel corso dell’anno verranno comunicate tempestivamente nella sezione NEWS del sito.
I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili (art. 122 Titolo II, Capo III del Codice dei beni culturali e del paesaggio (d. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i.)
Fanno eccezione alla libera consultabilità:
– i documenti di carattere riservato relativi alla politica estera ed interna dello Stato,
che diventano liberamente consultabili 50 anni dopo la loro data;
– i documenti contenenti dati “sensibili” delle persone private (idonei a rivelare l’origine razziale e etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, politiche, nonché
l’adesione ad associazioni e a partiti e sindacati), limitatamente agli ultimi 40 anni,
e salvo che la persona ne abbia fatto dichiarata o implicita ammissione;
– i documenti riguardanti lo stato di salute, le abitudini sessuali e i rapporti riservati
di tipo familiare, nei limiti dei 70 anni;
– le sentenze penali passate in giudicato e annotate nel Casellario giudiziario, consultabili dopo 30 anni.
E’ comunque prevista dall’art. 122, comma 1, Titolo II, Capo III del Codice, la possibilità per gli studiosi di consultare gli atti riservati, per scopi storici, prima della scadenza del termine con un’autorizzazione rilasciata dal Ministro dell’Interno.
Infatti, per motivi di studio, l’utente può presentare domanda alla Prefettura (mod. in fac-simile) che, ai fini dell’autorizzazione, la trasmetterà, unitamente al proprio parere e a quello del direttore dell’Archivio di Stato di Macerata, alla Commissione per le questioni inerenti la consultabilità degli atti di archivio riservati (art. 8 del decreto legislativo n. 281 del 30.7.1999), dell’Ispettorato generale di Amministrazione presso il Ministero dell’Interno.
L’accesso alla sala di studio è libero e gratuito sia per le ricerche di studio che per quelle di carattere amministrativo.
Per essere ammessi è sufficiente mostrare un documento di identità e compilare una domanda per ogni argomento di ricerca (mod. 16)
La domanda deve essere autorizzata dal direttore o da un suo delegato ed è valida per l’intero anno solare.
L’autorizzazione alla consultazione è strettamente personale.
Regolamento della sala di studio
- Nella sala di studio è vietato introdurre borse o cartelle (che devono essere lasciate negli appositi contenitori all’ingresso);
- è vietato l’uso di cellulari;
- previa autorizzazione del funzionario di servizio, gli utenti possono portare in sala di studio volumi e fotocopie di loro proprietà;
- gli utenti sono tenuti a firmare il registro delle presenze giornaliere in modo chiaro e leggibile;
- inventari ed altri strumenti di corredo sono liberamente consultabili;
- le richieste di materiale documentario vanno effettuate sulle apposite schede e separatamente per ciascun fondo;
- l’utente può richiedere fino a 7 unità di conservazione al giorno. Le richieste vanno presentate entro mezz’ora prima della chiusura della sala di studio;
- la distribuzione dei pezzi termina trenta minuti prima della chiusura della sala di studio;
- è possibile la prenotazione delle unità archivistiche tramite posta elettronica inviando una mail all’indirizzo as-mc@beniculturali.it;
- durante la consultazione è vietata qualsiasi azione che possa pregiudicare l’integrità e l’ordine del materiale documentario;
- l’utente è responsabile dell’ordine e dell’integrità dei documenti a lui consegnati per la consultazione;
- gli studiosi non ottemperanti a tali disposizioni, dopo essere stati diffidati, possono essere allontanati dalla sala di studio e, nei casi più gravi, possono essere esclusi, temporaneamente o definitivamente, dalle sale di studio di tutti gli archivi, oltre che denunciati all’autorità giudiziaria per il risarcimento dei danni e le eventuali sanzioni penali;
- la documentazione può essere mantenuta in deposito a disposizione degli utenti fino ad un massimo di dieci giorni dall’ultima consultazione.
“La ricerca”
Per un primo approccio al patrimonio documentario si consiglia di consultare:
MINISTERO PER I BENI CULTURALI E AMBIENTALI – Guida generale degli Archivi di Stato, voce Macerata, a cura di P. CARTECHINI, volume II, Roma, 1983, pp. 689 – 757.
P.CARTECHINI, Fonti archivistiche per la storia della provincia di Macerata, in “Studi Maceratesi”, 1, Macerata 1965, pp. 5 – 72.
Ulteriori indicazioni di carattere bibliografico ed archivistico relative al materiale documentario vengono fornite dal funzionario di sala che presta assistenza continua durante l’apertura dell’Istituto. Informazioni specifiche inoltre vengono offerte all’occorrenza, dai singoli funzionari e dal responsabile della biblioteca a seconda delle competenze.
Individuato il fondo sul quale compiere la ricerca, gli utenti possono procedere alla consultazione degli strumenti di corredo. Questi, divisi a seconda delle varie tipologie degli archivi, sono disposti in ordine cronologico.
La consultabilità dei documenti
I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili (art. 21 D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, modificato dal D. Lgs. 30.7.1999, n. 281, art. 8), salvo quelli dichiarati riservati riguardanti la politica estera o interna dello Stato Italiano degli ultimi trenta e settanta anni, secondo quanto previsto dagli artt. 122-127 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio e del decreto legislativo 31 maggio 2014, n. 83, art. 12.
La consultazione dei documenti contenenti dati personali deve avvenire nel rispetto del Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici, allegato al Codice in materia di protezione dei dati personali.
L’eventuale consultazione, per scopi storici, di documenti di carattere riservato anche prima della scadenza dei termini sopracitati, può essere autorizzata dal Ministero dell’Interno, previo parere del direttore dell’Archivio di Stato competente e udita la Commissione per le questioni inerenti la consultabili degli atti d’archivio riservati, mediante domanda da indirizzare alla Prefettura competente per territorio.
La Direzione può escludere temporaneamente dalla consultazione e/o dalla fotoriproduzione i documenti il cui stato di conservazione renda necessario tale provvedimento.
Servizio di fotoriproduzione
Responsabile:
dott.ssa Diana Settepanella (indirizzo mail: diana.settepanella@beniculturali.it)
Orario e modalità di svolgimento del servizio: su prenotazione, concordando le modalità con il personale di servizio.
L’Istituto effettua il servizio di fotoriproduzione di documenti, tramite fotocopie in bianco e nero (formato A4 a € 0,08 l’una, A3 a € 0,15 l’una) ed a colori (formato A4 a € 1,00 l’una, A3 a € 2,00 l’una).
E’ possibile fotografare il materiale archivistico con mezzi propri, purché le riprese siano effettuate dall’utente stesso o da persona da questi delegato. Per richiedere le riproduzioni, sia che queste vengano effettuate dall’Istituto o svolte con mezzi propri, è necessaria la compilazione di apposito modulo (ex mod.18) inserire LINK e la richiesta deve essere autorizzata dal responsabile del servizio di Sala di studio.
Il pagamento (€ 3,00 per ogni singola unità di conservazione: busta, registro, volume, cartella, pergamena) va effettuato direttamente al personale addetto, in base alle tariffe esposte in Sala di Studio.
Inoltre:
- l’utente può fare domanda di fotoriproduzione esclusivamente per materiale da lui stesso richiesto in consultazione;
- è esclusa la riproduzione in fotocopia di materiale deteriorato o deteriorabile;
- in caso di fotografia, l’Archivio di Stato di Macerata si riserva di chiedere la consegna di un secondo scatto;
- ogni utente può avere in corso una sola pratica di fotoriproduzione, sia svolta dall’ufficio che con mezzi propri, per non più di 4 pezzi;
- la domanda di fotoriproduzione può essere anche inviata per posta, effettuando il pagamento delle fotocopie tramite vaglia postale indirizzato alla Direzione dell’Archivio di Stato di Macerata. [BISOGNEREBBE DEFINIRE LE MODALITA’]
Ai sensi dell’art. 108 del Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio (D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42), modificato con legge 4 agosto 2017, n. 124, è libera la riproduzione di beni archivistici (ad eccezione di quelli sottoposti a restrizioni di consultabilità) svolta senza scopo di lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, nonché per promozione della conoscenza del patrimonio culturale. È pertanto consentita la riproduzione di documenti con mezzi propri a titolo gratuito, dopo aver compilato l’apposito modulo (mod. atto notorio) [INSERIRE LINK]. La riproduzione deve essere effettuata con modalità che non comportino alcun contatto fisico con i materiali, senza l’uso di sorgenti luminose o l’utilizzo di stativi o treppiedi. Non è pertanto consentita la riproduzione di documenti mediante l’uso di scanner portatili o a penna, nonché di flash o altre fonti luminose portatili (Circ. n. 33 del 07/09/2017 della Direzione Generale degli Archivi).
Le riproduzioni effettuate per fini amministrativi o legali vengono rilasciate in bollo e dietro domanda (modulo per copia conforme) [INSERIRE LINK] presentata anch’essa corredata di marca da bollo da € 16,00.
Ai fini della tutela e migliore conservazione del patrimonio archivistico, la riproduzione con modalità che comportino il contatto diretto con il bene (fotocopia e scansione) non è consentita per la documentazione in cattivo stato di conservazione, per i registri di leva e dei ruoli matricolari. La Direzione si riserva comunque la facoltà di valutare all’atto della richiesta l’opportunità di escludere dalla fotoriproduzione altre tipologie di documenti, quali pergamene, registri catastali, carte topografiche, mappe originali, piante e disegni.
Il rilascio di copia certificata di atti di stato civile è di competenza esclusiva dell’Ufficio di Stato Civile dei comuni; una eventuale deroga deve essere autorizzata dalla Procura della Repubblica, solo nel caso in cui i registri presso il comune siano andati smarriti, distrutti o vi sia difformità tra gli stessi e quelli conservati nell’Archivio di Stato.
Copie conformi agli atti dei notai allegati alle volture catastali devono essere rilasciate dal notaio che li ha redatti e successivamente alla cessazione dell’attività di questi, dal competente Archivio Notarile Distrettuale.
Autorizzazione a pubblicare
Per la pubblicazione di documenti da riprodurre (in fotocopia, fotografia o scansione) è necessario richiedere l’autorizzazione al Direttore dell’Archivio di Stato, compilando una domanda, corredata da marca da bollo di € 16,00 (mod. scopo lucro; mod s/scopo lucro) ed attenersi agli obblighi e alle tariffe disciplinate dal Decreto del Ministero per i Beni e le Attività Culturali dell’08/04/1994 (G.U. 6/5/1994) e dalla lettera circolare n. 21 del 17/06/2005 della Direzione Generale per gli Archivi.
L’esenzione dai diritti riguarda i periodici di natura scientifica, le pubblicazioni da distribuire gratuitamente ed i libri con tiratura inferiore alle 2000 copie e con prezzo di copertina inferiore a € 77,47, condizioni in quest’ultimo caso che debbono coesistere.
La pubblicazione dovrà riportare: la segnatura esatta del documento, la dicitura “su concessione del Ministero per i beni e le attività culturali – diritti riservati”, e l’espressa avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo.
Lo studioso che utilizza materiale documentario dell’Archivio di Stato di Macerata ha l’obbligo di consegnare all’Istituto una copia dell’eventuale pubblicazione, cartacea o digitale.
Comunicazione del proposito di pubblicare
Secondo quanto indicato nella Circ. n. 33/2017 della Direzione Generale Archivi, per i casi indicati dai commi 3-3bis dell’art. 108 del Codice dei beni culturali e del paesaggio, approvato con d. lgs. 22 gennaio 2004, n.42, e aggiornato con legge 4 agosto 2017, n. 124, art. 171, la richiesta formale di autorizzazione alla pubblicazione è sostituita dalla comunicazione del proposito di pubblicare (modulo ?) [inserire LINK]