Ai sensi dell’art. 103 del D.Lgs. 22 maggio 2004, n. 42, recante il “Codice dei beni culturali e del paesaggio”, l’accesso agli archivi per finalità di studio è gratuito. La consultazione della documentazione avviene previa prenotazione.
La consultazione della documentazione è però soggetta alle limitazioni previste dagli articoli 122-127 del D.Lgs. 42/2004. In particolare:
- i documenti relativi alla politica interna ed estera dello Stato, dichiarati di carattere riservato dal Ministero dell’Interno d’intesa con il Ministero per i beni e le attività culturali, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti dati personali sensibili (cioè “idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale”), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti dati personali così detti sensibilissimi (cioè “idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare”), che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti dati giudiziari (cioè “dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all’articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale”), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data.
- i documenti versati anticipatamente negli Archivi di Stato, rispetto al termine usuale dei 30 anni, che divengono consultabili solo maturati i termini di 30 anni (di norma gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano all’Archivio centrale dello Stato e agli Archivi di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant’anni).
Relativamente alle richieste di copie e/o riproduzioni dei documenti si rimanda al Tariffario in attuazione del D.M. 11 aprile 2023, n. 161 e smi.
Norme comportamentali sull’accesso alla documentazione per finalità di studio e di ricerca sono state recentemente riunite nelle Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica del 19 dicembre 2018, pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101.
Relativamente al trattamento dei dati personali di utenti e fornitori, restano ferme le previsioni del Regolamento europeo 2016/679 in materia di Protezione dei dati personali – GDPR – e quelle dell’adeguamento alla normativa nazionale, avvenuto con il D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101. In particolare essi non saranno ceduti a terzi, il loro utilizzo servirà esclusivamente per comunicazioni relative al sito e ai suoi contenuti e per l’eventuale invio di informazioni su argomenti attinenti ai contenuti del sito. I dati personali verranno trattati esclusivamente per lo svolgimento delle attività di cui all’articolo 24 del Codice sulla privacy, per le quali non è richiesto il consenso dell’interessato. I diritti dell’interessato sono quelli espressamente indicati all’articolo 7 del Codice sulla privacy e possono essere esercitati con richiesta rivolta senza formalità, anche mediante lettera raccomandata o posta elettronica certificata al titolare o al responsabile del trattamento dei dati personali, che coincide con il Direttore dell’Istituto.
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