Archivio di Stato di Macerata

REGOLAMENTO DELLA SALA DI STUDIO DELL’ARCHIVIO DI STATO DI MACERATA E SEZIONE DI CAMERINO

I. DISPOSIZIONI GENERALI

1. Tutti i cittadini hanno diritto di consultare i documenti conservati presso gli Archivi di Stato, salvo le limitazioni poste dalla normativa vigente in materia di riservatezza e di protezione dei dati personali e sensibili e le condizioni legate allo stato di conservazione dei documenti.

La consultazione avviene secondo le modalità previste dal presente Regolamento.

La consultazione della documentazione conservata presso l’Archivio di Stato di Macerata è libera e gratuita per tutti coloro che devono svolgere ricerche personali, amministrative e di studio, previa autorizzazione della direzione.

2. La sala di studio della sede di Macerata osserva il seguente orario di apertura:

• lunedì-venerdì: 8.45-13-45

La sala di studio resta chiusa nelle seguenti giornate: 1° gennaio, 6 gennaio, Lunedì dell’Angelo, 25 aprile, 1° maggio, 2 giugno, 15 agosto, 31 agosto (festa del patrono), 4 ottobre, 1° novembre, 8 dicembre, 25 dicembre, 26 dicembre.

2bis. La sala di studio della Sezione di Camerino osserva il seguente orario di apertura:

• lunedì, martedì e venerdì: 8.30-13.30

La sala di studio resta chiusa nelle seguenti giornate: 1° gennaio, 6 gennaio, Lunedì dell’Angelo, 25 aprile, 1° maggio,  18 maggio (festa del patrono), 2 giugno, 15 agosto, 4 ottobre, 1° novembre, 8 dicembre, 25 dicembre, 26 dicembre.

3. È vietato introdurre borse, zaini, cartelle, giornali e contenitori di qualsiasi genere.

È ammessa l’introduzione solo di borse o contenitori trasparenti. Sono possibili controlli ed ispezioni in entrata e uscita.

4. Entrato in sala di studio l’utente è tenuto ad apporre la propria firma in forma leggibile nel registro delle presenze giornaliere.

5. È necessario compilare la domanda di ammissione su apposito modulo, per uso studio o per uso amministrativo, indicando le proprie generalità, l’argomento e le finalità della ricerca. La domanda di ammissione va ripresentata all’inizio di ogni anno solare.

6. La domanda di ammissione deve essere presentata al personale della sala di studio. Sottoscrivendo la domanda di ammissione l’utente acconsente al trattamento informatico dei propri dati personali ai sensi del D.lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali, recante disposizioni per l'adeguamento dell'ordinamento nazionale al regolamento (UE) n. 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE) e si impegna a rispettare le Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 - 19 dicembre 2018.

7. Nella sala di studio della sede di Macerata sono ammessi un massimo di 10 utenti al giorno.

7bis. Nella sala di studio della sede di Camerino sono ammessi un massimo di 6 utenti al giorno.

8. L'accesso è consentito ESCLUSIVAMENTE previa prenotazione da effettuarsi ai seguenti indirizzi email: per la sede Macerata as-mc@cultura.gov.it, per la sede di Camerino as-mc.camerino@cultura.gov.it entro le ore 10:00 del giorno lavorativo precedente; l'utente dovrà indicare almeno una preferenza per il giorno in cui intende recarsi in sala di studio, e attendere la conferma della prenotazione da parte del personale preposto sulla base del calendario delle disponibilità; nel caso in cui non venga indicata alcuna preferenza, verrà assegnato il primo giorno disponibile.

9. Per garantire a tutti gli utenti la possibilità di accedere alla sala di studio e per applicare il principio della rotazione, non è possibile prenotare l’accesso per più settimane consecutive; le richieste saranno evase rigorosamente in ordine cronologico di arrivo.

10. L’utente può richiedere fino a 10 unità di conservazione (buste, registri, volumi).

11. Nel caso in cui l’utente non abbia individuato le unità da consultare, può richiedere preventivamente l’assistenza dei funzionari archivisti via e-mail o telefonicamente. Per i fondi conservati nella sede di Macerata verranno effettuate due prese nel corso della giornata.  Le richieste vanno presentate entro le ore 9.30 (prima presa) ed entro le ore 11.30 (seconda presa).

12. Le ricerche catastali si eseguono esclusivamente su prenotazione. Si richiede di indicare contestualmente alla prenotazione i dati già a disposizione dell’utente.

13. Gli inventari, gli strumenti di corredo e i repertori sono liberamente consultabili e, a fine consultazione, devono essere riconsegnati al personale. Non è consentito portarli fuori dalla Sala senza autorizzazione.

14. L’utente è responsabile dell’ordine e dell’integrità dei documenti a lui consegnati per la consultazione.

15. Non è consentito alterare l’ordine dei documenti e dei fascicoli, in qualsiasi stato si trovino, né apporre segni o numerazioni sulle carte. Nel caso in cui il materiale si presenti in disordine lo studioso è invitato ad avvertire il personale di sala.

16. Nel restituire il materiale consultato l’utente deve accertarsi di aver ben chiuso il fascicolo o la busta. In caso di difficoltà, l’utente dovrà avvertire il personale di sala. Ugualmente il personale dovrà essere avvisato se un volume o un documento è in precario stato di conservazione o presenta qualche problema.

17. Nel caso in cui l’utente non avesse terminato in giornata la visione della documentazione richiesta, può chiedere al personale di lasciare in deposito in sala studio il materiale per un massimo di dieci giorni dall'ultima consultazione.

18. In sala studio è ammesso l’uso del personal computer e, previa autorizzazione da parte del funzionario archivista, della macchina fotografica digitale o del cellulare per la riproduzione dei documenti. È vietato l’uso di scanner, stativi e treppiedi.

19. È vietata qualsiasi azione e utilizzo di cancelleria che possa danneggiare il materiale documentario e i suoi supporti.

20. Per garantire in sala di studio il massimo silenzio, i colloqui tra gli studiosi devono svolgersi fuori dalla stessa.

I cellulari devono essere silenziati; l’uso dei cellulari in sala di studio è consentito solo come strumento per la riproduzione, previa autorizzazione e nel rispetto delle norme previste dall’art. 108 del D.lgs. 42/2004.

21. In sala di studio è vietato consumare cibi e bevande.

22. L’utente che abbia utilizzato le fonti documentarie conservate presso l’Archivio di Stato di Macerata ai fini di una pubblicazione o tesi di laurea, master o dottorato, è tenuto a consegnare all’Istituto una copia del suo elaborato e a compilare l'apposito modulo.

23. Gli studiosi che non ottemperino alle disposizioni del presente regolamento, dopo essere stati diffidati, possono essere allontanati dalla sala di studio e, nei casi più gravi, possono essere esclusi, temporaneamente o definitivamente, dalle sale di studio di tutti gli Archivi, oltre che denunciati all’autorità giudiziaria per il risarcimento dei danni e le eventuali sanzioni penali.