L’Amministrazione italiana degli Archivi di Stato fa parte del Ministero della Cultura.
E’ suo compito:
– conservare gli archivi degli stati preunitari, i documenti degli organi giudiziari ed amministrativi dello Stato non più occorrenti alle necessità ordinarie del servizio, tutti gli altri archivi e singoli documenti che lo Stato abbia in proprietà o in deposito per disposizione di legge o altro titolo;
– esercitare la tutela sugli archivi degli enti pubblici, sugli archivi di notevole interesse storico di cui siano proprietari, possessori o detentori, a qualsiasi titolo, i privati.
La conservazione viene attuata attraverso la rete degli Archivi di Stato che si trovano in ogni capoluogo di provincia e dalle Sezioni di Archivio di Stato, situate in città non capoluogo di provincia, ma nelle quali “esistano archivi statali rilevanti per qualità e quantità”.
La vigilanza e la tutela sono esercitate dalle Soprintendenze archivistiche, situate in ogni capoluogo di Regione.
L’Organizzazione archivistica è regolata dalle disposizioni contenute nel D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, in parte modificate dal D.P.R. 3 dicembre 1975, n. 805 e, recentemente, dal codice dei beni culturali e il paesaggio, decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42.
L’Archivio di Stato di Macerata ha il compito di conservare e valorizzare, sotto il profilo culturale:
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- i documenti degli uffici periferici dello Stato pontificio del cui territorio faceva parte la città prima dell’unità d’Italia;
- i documenti di rilevanza storica, non più necessari ai fini amministrativi e giudiziari, prodotti dagli uffici periferici dello Stato italiano esistenti sia nello stesso capoluogo che nelle altre città della provincia, ad eccezione di Camerino dove, dal 1967, esiste una Sezione di Archivio di Stato;
- altre categorie di documenti (atti di notai della provincia che hanno esercitato anteriormente all’ultimo centennio, archivi di corporazioni religiose soppresse, liste di leva, ruoli matricolari)
- documenti di enti pubblici ricevuti in deposito e di privati acquisiti in deposito o donati.