Vigilanza sugli archivi correnti e di deposito degli uffici statali, versamenti, depositi, scarti (art. 41 del Codice dei beni culturali e del paesaggio – d.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42)
Referente:
Fausta Pennesi (indirizzo mail: fausta.pennesi@cultura.gov.it)
L’Archivio di Stato di Macerata vigila sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito degli uffici statali situati nel territorio della provincia tramite apposite commissioni che costituiscono in questo modo un anello di collegamento fondamentale tra l’Archivio di Stato e gli altri uffici statali.
I compiti delle commissioni, definiti dal comma 5 dell’art. 41 del Codice dei beni culturali e del paesaggio, comprendono appunto tutto ciò che concerne la tenuta degli archivi correnti e di deposito di questi uffici, stabilendo, nello specifico, che le commissioni esercitino la vigilanza sulla loro conservazione ed ordinamento, identifichino i documenti di natura riservata, svolgano le operazioni di scarto e curino la preparazione dei versamenti degli atti all’Archivio di Stato. Ogni commissione è composta da due rappresentanti dell’amministrazione cui appartengono gli atti, uno dei quali con funzioni di presidente e l’altro di segretario, da un rappresentante dell’Archivio di Stato e da un rappresentante della Prefettura (art. 17, comma 3 della legge 23 agosto 1988, n. 400).
Per quanto riguarda i versamenti, tutti gli uffici dello Stato versano i documenti che si riferiscono a pratiche terminate da oltre trent’anni, insieme agli strumenti che ne garantiscano la consultazione (elenchi, repertori, ecc.).
Le liste di leva e i ruoli matricolari vengono versati settanta anni dopo l’anno di nascita della classe cui si riferiscono.
Gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che hanno cessato l’esercizio professionale anteriormente all’ultimo centennio (comma 1, art. 41 del Codice dei beni culturali e del paesaggio) (foto nn. 34, 35)
E’ previsto inoltre che, in caso di pericolo di dispersione o di danneggiamento, possano essere versati documenti più recenti: si tratta comunque di carte che non sono più utili all’attività amministrativa degli uffici che le hanno prodotte e che rivestono ormai un interesse esclusivamente storico.
Nessun versamento può comunque essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto della documentazione non più necessaria all’attività degli uffici che l’hanno prodotta e ritenuta non importante ai fini della ricerca storica (comma 3, art. 41 del Codice dei beni culturali e del paesaggio).