Archivio di Stato di Macerata

L’Archivio di Stato di Macerata vigila sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito degli uffici statali situati nel territorio della provincia tramite apposite commissioni di sorveglianza e scarto, previste dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs. 42/2004, art. 41) e disciplinate dal regolamento approvato con D.P.R. n. 37/2001.

Le commissioni di sorveglianza sono organi collegiali formati da quattro componenti: due rappresentanti dell'ufficio periferico (di cui uno ha il ruolo di presidente della commissione) cui appartiene la documentazione, un rappresentante dell'Archivio di Stato di Macerata e uno della Prefettura. Ciascuna commissione, nominata con decreto dal dirigente dell’ufficio periferico, dura in carica per tre anni.

Le commissioni di sorveglianza svolgono le seguenti funzioni:

• vigilano sulla corretta gestione degli archivi correnti e di deposito dell’amministrazione di riferimento;
• selezionano la documentazione di interesse storico, da proporre per il versamento all’Archivio di Stato di Macerata. Il versamento deve essere autorizzato dalla Direzione Generale per gli Archivi;
• individuano la documentazione riservata o soggetta alla tutela della privacy e ne definiscono il trattamento;
• formulano le proposte di scarto della documentazione non più occorrente né a fini amministrativi né ai fini della ricerca. Gli atti da eliminare sono individuati nel rispetto dei criteri fissati dai piani di conservazione, che definiscono i tempi di conservazione per le diverse categorie di documenti. Le proposte di scarto sono inviate ai fini dell’autorizzazione alla Direzione Generale per gli Archivi.

Annualmente il presidente cura la stesura di una relazione annuale sull’attività svolta dalla commissione indicando sinteticamente i risultati ottenuti in relazione all'attuazione dei criteri e degli obiettivi stabiliti dalla normativa.

Per quanto riguarda i versamenti:

• tutti gli uffici dello Stato versano i documenti che si riferiscono a pratiche terminate da oltre trent’anni, insieme agli strumenti che ne garantiscano la consultazione (elenchi, repertori, ecc.).
• Le liste di leva e i ruoli matricolari vengono versati settanta anni dopo l’anno di nascita della classe cui si riferiscono.
• Gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che hanno cessato l’esercizio professionale anteriormente all’ultimo centennio.

È previsto inoltre che, in caso di pericolo di dispersione o di danneggiamento, possano essere versati documenti più recenti: si tratta comunque di carte che non sono più utili all’attività amministrativa degli uffici che le hanno prodotte e che rivestono ormai un interesse esclusivamente storico.

Nessun versamento può comunque essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto della documentazione non più necessaria all’attività degli uffici che l’hanno prodotta e ritenuta non importante ai fini della ricerca storica (comma 3, art. 41 del Codice dei beni culturali e del paesaggio).